Over Legal Mind

Legal Mind ontwikkelt een AI-gedreven platform voor juridische professionals. Wij combineren diepgaande kennis van het Nederlandse en Europese recht met moderne AI-technologie. Het resultaat is software die voelt als een ervaren juridische collega: inhoudelijk sterk, veilig en praktisch toepasbaar.

Onze klanten zijn middelgrote en grotere advocatenkantoren die hoge kwaliteitsnormen hanteren en vooroplopen in professionalisering en innovatie. Legal Mind is volledig in Nederland gevestigd en wordt gebouwd door een compact, hoogwaardig team van specialisten.

Over de rol

Als Office Manager ben je verantwoordelijk voor een soepel draaiend kantoor en een prettige werkomgeving voor ons team van circa 12 mensen. Je bent het organisatorische hart van Legal Mind: je regelt wat geregeld moet worden, denkt mee over hoe we dingen beter kunnen doen en zorgt dat iedereen zich kan focussen op waar ze goed in zijn.

De rol combineert kantoormanagement met lichte administratie en HR-ondersteuning. Je werkt 3 dagen per week en deelt je uren flexibel in, met het team op maandag, woensdag en vrijdag volledig op kantoor als natuurlijk zwaartepunt.

Focus van de rol:

±50% kantoormanagement en facilitair
±30% HR-ondersteuning en onboarding
±20% lichte administratie

Wat je gaat doen:

Kantoor & facilitair

Zorgen dat het kantoor schoon, goed bevoorraad en representatief is
Beheer van kantoorvoorraden: koffie, lunch, kantoorartikelen en overige supplies
Aanspreekpunt voor leveranciers, verhuurder en externe dienstverleners
Ontvangen van gasten en bezoekers
Organisatie van werkplekken en vergaderruimtes
Postverzorging en pakketafhandeling

HR-ondersteuning & onboarding

Voorbereiden van de werkplek voor nieuwe collega’s (laptop, toegang, accounts)
Coördineren van het onboardingproces: eerste werkdag, welkomstpakket, rondleiding
Bijhouden van verlofregistratie en ziekmeldingen
Beheer van personeelsdossiers in samenwerking met de directie
Praktisch aanspreekpunt voor het team bij dagelijkse vragen

Lichte administratie

Inboeken van inkoopfacturen
Controleren en archiveren van facturen en bonnetjes
Ondersteuning bij declaraties
Bijhouden van abonnementen en licenties (software, telefonie)

Team & cultuur

Organisatie van teamlunches, borrels en uitjes
Bijhouden van verjaardagen en kleine attenties
Meedenken over hoe het kantoor een fijne, productieve werkplek blijft

Wie we zoeken

Wij zoeken iemand met overzicht, initiatief en een hands-on mentaliteit.

Jij brengt mee:

Ervaring in een vergelijkbare rol als office manager, teamassistent of administratief medewerker
Organisatietalent: je ziet wat er moet gebeuren en pakt het op
Nauwkeurigheid bij administratieve taken
Sterke communicatieve vaardigheden en een servicegerichte instelling
Zelfstandigheid en het vermogen om je eigen week in te delen
Affiniteit met een dynamische, snelgroeiende werkomgeving

Ervaring met tech, legal of AI is een plus; een proactieve houding, oog voor detail en teamgerichtheid zijn doorslaggevend.

Wat we bieden

Een veelzijdige rol in een snelgroeiende AI scale-up
Veel autonomie en vrijheid in het indelen van je werkweek (3 dagen, flexibel)
Nauwe samenwerking met de founder en het kernteam
Salaris in overleg, passend bij ervaring en impact in de rol
Een informeel, ambitieus team waar je bijdrage direct zichtbaar is
Ruimte voor eigen initiatief en ideeën

Interesse?

Klinkt dit als jouw volgende uitdaging? Of ken je iemand die perfect bij deze rol past? Neem contact op met burggraaf@legal-mind.nl